Quando falamos em grandes eventos, diversos fatores vêm em nossa cabeça. Shows, festivais, festas e palestras muitas vezes atraem um grande número de pessoas.
E por isso é importante que alguns aspectos sejam considerados antes de iniciar a organização do evento fazendo perguntas, tais como:
- Preciso de uma equipe para auxiliar na organização do evento?
- Quantas pessoas virão?
- Onde será o evento?
- O ambiente no qual o evento será realizado comporta todos os convidados?
- Quem estará responsável por organizar as equipes?
- Quais materiais serão necessários para a organização?
A organização é de suma importância para garantir que tudo saia como o planejado. Os materiais que devem ser utilizados também são fatores a pensar.
Caso chova, o que será feito? Caso venham mais pessoas além dos convidados (como fãs, repórteres, blogueiros e outros), quais medidas serão tomadas?
Garantir que tudo saia de acordo com o planejado e saber reagir diante de situações não esperadas é essencial.
Para começar com o planejamento do evento, é necessário ter uma equipe para auxiliar na organização.
O organizador deve pensar em todos os fatores já citados, comandar as equipes e fazer o balanceamento de todos os materiais que estão sendo utilizados.
Ele também será responsável por administrar os valores que estão sendo gastos com a compra de produtos necessários.
Feito isso, hora de pensar no local do evento. Existem diversos Espaços para eventos que possuem salões capazes de comportar grande número de pessoas, por isso, ao buscar por salões é importante considerar também quantos convidados virão.
Muitos deles possuem um padrão de organização e cores com mesas, cadeiras, cortinas e tapetes, caso seja necessário. No entanto, é possível também alugar apenas o espaço para a realização do evento.
Quando é feito o aluguel de um espaço comum, é possível organizar a preferência de cores e organização de mesas, toalhas e cortinas, de acordo com o tipo de evento.
O organizador também fica responsável em coordenar como eles serão posicionados no espaço e as cores e tipos que serão utilizados.
Em alguns casos, o evento pode ter atrações fora do salão. Desta forma, muitos organizadores utilizam a Tenda personalizada, pois ela possui resistência a raios UV, chuva e vem acompanhada de tubos reforçados para fazer a montagem.
A tenda é muito útil, visto que pode servir como uma proteção para mesas de degustação, preparação de drinks, exposição de objetos e outras atrações.
Além disso, as Tendas são resistentes ao sol e chuva, o que permite que elas fiquem expostas as temperaturas por um longo período de tempo sem prejudicar seu material.
Elas possuem diversos tamanhos, podendo ter até mais de três metros.
Também são anti-extinguíveis, não propagam o fogo caso aconteça algum acidente, anti-fungos, antioxidante para retardar o amarelamento da lona e anti-ferrugem para que o aço não enferruje.
Sua montagem é muito simples
Não sendo necessário grande número de pessoas para fazê-lo, pode ficar pronta em, no máximo, cinco minutos.
Elas também servem para outras situações além dos eventos como uso na praia, pois por serem maiores, muitas pessoas substituem o uso do guarda-sol pelas tendas quando há um grande número de pessoas juntas.
Além das tendas, também existem as Coberturas para festas. Elas podem ser encontradas em lonas ou pvc transparente.
Normalmente, a estrutura é feita com madeira ou aço, podendo ser forrada com tecido ou não.
O uso da cobertura dá um visual mais sofisticado ao evento, oferecendo proteção e boa aparência e elas permitem que o local do evento tenha uma visão mais descontraída, mas bonita ao mesmo tempo.
A lona branca é mais indicada para eventos que ocorrem durante o dia, pois não permite que o sol atravesse o material, apenas a claridade; enquanto a Cobertura em pvc transparente é recomendada para eventos noturnos, pois permite a visão para o céu, o que pode dar um visual mais refinado ao evento.
Se o evento contar com a presença de personalidades da mídia ou famosos, é recomendado que se faça o uso da Grade de isolamento para eventos, pois ela oferece maior segurança tanto para os fãs e repórteres que estiverem presentes, quanto para a equipe e aos convidados do evento.
Desta forma, é possível garantir o sucesso do evento, fazendo com que tudo ocorra de acordo com o planejado.